Единая платформа для управления современным предприятием
Современный этап развития
российской экономики, широко использующей рыночные механизмы, требует от
предприятий применения соответствующих методов управления. Ориентация на
рыночные отношения подразумевает использование множества различных элементов,
обеспечивающих успех в конкурентной борьбе за покупателя, за увеличение объёма
продаж и снижение себестоимости продукции. Переход от дефицита товаров (рынка
производителей) к насыщению (рынку покупателей) вызывает необходимость
использования в практике управленческой деятельности таких составляющих
менеджмента, как маркетинг, логистика, контроллинг. Иначе
товар просто не будет обладать конкурентными преимуществами (которое
обеспечивает ERP-система), перед
другими и покупатель просто выберет другой, более дешёвый товар. То есть
внедрение EPR системы является
одной из важных составляющих современного менеджмента.
В
развитии современного менеджмента трудно переоценить роль информационной поддержки.
Заметьте,
менеджмента, а не предприятия.
Более того, современные методы управления во многом формировались
именно благодаря бурному развитию и внедрению во все сферы бизнеса новейших
информационных технологий. Что же это за
современные методы управления,
построенные на
современных технологиях, очень интересно было бы узнать.
Реализация
большинства современных управленческих концепций просто невозможна без
использования компьютеров, локальных и глобальных телекоммуникационных сетей,
программных технологий информационного обеспечения бизнеса. Итак, по
порядку:1.Использование компьютеров (скорее пиар и так ясно, что компьютеры используются, на них текст распоряжений набираютJ 2.Локальные и
глобальны информационные системы (это основа, железо ERP) 3.Программные технологии информационного обеспечения
бизнеса (то, чем это железо заполняется. Эффективность заполнения один из
критериев эффективности ERP системы в целом)
В
настоящее время всё большее число отечественных предприятий встаёт перед
необходимостью внедрения современных информационных систем. Кстати цели внедрения часто бывают другие. Например, попытка
упорядочить бардак, творящийся на предприятии посредством внедрения этой
системы. Важно понимать, что ERP-система
помогает УЛУЧШАТЬ работу, но не ликвидировать хаос. «Бардак в головах, а не в
сортирах».
При этом, как правило, рассматриваются три варианта: разработать систему
самостоятельно, оплатить заказную систему или использовать типовое решение
специализированной фирмы. Опыт показывает, что наиболее предпочтительный
подход-последний. Это не совсем верно для мелких фирм, где с одной стороны не существует
типовых решений специализированных фирм (как правило, они ориентируются на
более крупные фирмы) и присутствуют очень специфические потребности с другой.
Малым фирмам часто бывает проще «наваять» систему по свои требования силами
собственных программистов.
Вариант с типовым
решением специализированных фирм верен с одной оговоркой: это
специализированное решение всегда! Требует доработок под конкретного заказчика. Сейчас на отечественном
рынке широко представлены предложения российских и иностранных компаний,
различающихся как по программной продукции (услуг), так и по их стоимости. Иностранные
разработки, как правило, всегда дороже.
Как
многие наверняка успели заметить, рассматриваемая в публикациях эволюция систем
«планирования потребности в ресурсах» становится видна в реальной жизни. Например?
Голословное утверждение. Последний из её шагов известен под
названием «Планирование ресурсов
предприятия» (Enterprise resource planning).
Значит раньше были другие системы планирования, интересно узнать какие. Термин ERP означает финансово ориентированную систему для
определения и планирования ресурсов предприятия, необходимую для получения,
изготовления, отгрузки и учётов заказов потребителей. Одним словом, для
выпуска конкурентоспособной продукции в
конечном итоге.
Как полагают исследователи проблематики, самым
важным в словосочетании «планирование
ресурсов предприятия» (ERP) являются не «планирование»
и не «ресурсы», а именно предприятие (Enterprise). Основная задача ERP-системы
состоит в интеграции всех отделов в единую информационную систему, которая
может удовлетворить всевозможные потребности каждого подразделения компании. Логистика как раз
этим и занимается: составляет схему будущей информационной системы предприятия,
устанавливает оптимальные связи и отношения между отделами. В результате
построения такой системы планировать работу отдельных подразделений, и значит,
всего предприятия в целом становится проще, как и управлять ресурсами, зная, за
сколько и где они приобретаются и как используются. Построение такой
единой платформы, единовременно используемой финансовой службой, отделом кадров
и кладовщиками, задача не самая тривиальная. В состав ERP систем помимо указанных выше подсистем, входит так же
конструкторский и канцелярский документооборота и электронный архив для
хранения неструктурированной информации, иначе можно ограничиться пакетом 1С с
дополнениями. Надо чётко понимать разницу между чисто бухгалтерскими программами и ERP системами. Обычно в каждом отделе на предприятии есть своя
компьютерная программа, выполняющая именно те задачи, которые ставят перед ней
пользователи. Иногда самописная, иногда покупная. Важно то,
что она выполняет задачи, которые стоят только перед этим отделом, ни как не
учитывая возможную интеграция с другими подразделениями. ERP-система
объединяет эти программы в единое информационное пространство с тем, чтобы
различные отделы моги с большим удобством делиться информацией и передавать её
друг другу. Способность к
интеграции ВСЕГО программного обеспечения, которое на данный момент стоит на
предприятии недостижимый идеал, как правило всегда находятся программы, не
совместимые с ERP-системой. Такой подход к интеграции
приводит к достаточно быстрой окупаемости в случае, если ERP-система
использует все свои возможности. Использование всех возможностей ERP-системы, ключевое понятие. Очень часто, особенно в наших
реалиях, ERP-систему
приобретают с целью упорядочит бардак, творящийся на предприятии, или
используют функционал системы очень ограниченно из-за недостаточного понимания
цели работы такой системы.
Рассмотрим
на конкретном примере, как можно использовать ERP-систему и как используются
обособленные компьютерные программы. В интеграции с этой системой видимо. После того,
как потенциальный покупатель сделал заявку на поставку ему, например, партии
подшипников в количестве 300 штук, он вынужден ждать, пока заявка проделает
долгий путь, преодолевая не одну папку «входящие». Рассматривается пример с заводом, где
производится продукция, складом и бухгалтерией. Стоит отметить, что кроме них
существует много других подразделений, которые косвенно участвуют в этом
заказе. Эта заявка вводится в одну компьютерную систему, затем ещё в
одну, затем распечатывается, затем её рассматривают на этапе формирования плана
производства (куда бы эту заявку вставить), затем её поспешно выполняют (так
как подходит крайний срок поставки), изменяя по ходу технологический процесс и
т.д. С одной стороны это может привести к задержкам в выполнении заявок (иногда
они просто теряются), а перенос из одной системы в другую может вызвать
тривиальные ошибки при вводе данных, если за это ответственен человек. Судя по описания
проблемы, весь смысл ERP-системы видится
как интегратор программ, используемых в работе в разных отделах. С другой стороны никто в
компании не может дать точный ответ на вопрос-«в каком состоянии находится
сейчас заявка?», и всё потому, что, например, работник отдела сбыта не может
зайти складскую программу и узнать, отгружен товар или нет (об этом он узнает
только вечером или вообще послезавтра). Ещё одно достоинство ERP-системы
это предоставление справки о состоянии заявки (счёта, проекта, служебной
записки, наличии товара на складе, информации о сотруднике, чем он занят в
текущий момент) то есть о любой сущности или процессе на предприятии. «Вам придётся проехать или
позвонить на склад» или «Подождите немного, я позвоню/схожу и всё уточню»,-вот
что может слышать заказчик, так надеявшийся получить свои подшипники вовремя,
чтобы не сорвать сроки производства. Немного литературного стиля для обозначения остроты
проблемы. Однако всё ли так плохо? Указанные выше проблемы с успехом может
решить 1С: там есть 1С-склад и 1С архив, плюс он поддерживает
территориально-распределённые подразделения и менеджеру по продажам, сидящему в
офисе, не составит труда зайти в нужную базу на своём компе, что бы узнать, ест
ли такой товар на складе. Правда здесь мы не хотим спорить, так как
знаем, что, поделив покупателей на VIP и не VIP,
можно, по выражению одного заводского бухгалтера, «спокойно дальше работать». Ну всем ясно, что
это не выход. Потенциальных покупателей можно отпугнуть. Не знает
он, отличный бухгалтер, с огромным опытом работы, что даже один не выполненный
заказ, в котором была только одна деталь, один неудовлетворённый покупатель
может увести от предприятия ПЯТЬ клиентов, причём разного «калибра». Чистая реклама.
Голословные утверждения после очевидного выбора. «Цвет волос улучшился на 15
%».Куда же без неё в таких статьяхJ. Правильно, ему и не надо, для бухгалтерии главное спокойно работать,
спокойно сдавать отчётность, жаль только, что этот бухгалтер сильно влияет на
всех работников компании. Это проблема не только бухгалтеров. Ограниченность мышления
в рамках своих, локальных задач, это беда многих перспективных сотрудников.
При
использовании ERP-системы обособленные компьютерные программы в
финансовом отделе, бухгалтерии, отделе кадров, на производстве и на складах
заменяются единой информационной системой, разбитой на функциональные модули,
функционально несколько схожие с предыдущими компьютерными программами. То есть в данном
случае речь идёт не об интеграции, а о замене ВСЕГО ПО на новое??? Это скольких
же людей надо будет переучивать. А как же бухгалтера с их любимой 1С, её тоже заменят на «функциональный модуль» или,
что ещё хуже, заставят дублировать информацию при переносе с одной проги на
другую? Но ведь от этого как раз и хотели избавиться. По-моему без интеграции с
уже существующим ПО это «дохлое» дело. Вполне возможно, ERP-система
будет включать в себя и «старые» программы, но теперь они будут связанны между
собой на более глубоком уровне, для возможности получения сквозной информации. Портал нужен в
таком случае.
Он обеспечивает
связь на более глубоком уровне. Если компания создаётся не «с нуля», тогда это
вообще единственно правильное решение, так как возможности «всё до основания
разрушить, а затем…» на работающем предприятии нет. Теперь на вопрос работнику отдела продаж «в каком состоянии находится
сейчас заявка?», будет дан моментальный вразумительный ответ. При подобной установке системы.
Таким образом, ERP-система-это такой комплекс программных
средств и управленческих решений, который позволяет в необходимые сроки с максимальной
точностью выполнить заказ потребителя путём правильного планирования,
перераспределения и направления всех ресурсов предприятия. Под управленческими решениями понимается видимо
территориально распределённая система и возможность строить различные потоки
управления данными в этой структуре. Ещё раз хочется отметить большую роль
обучения в успешной работе такой системы.
В последнее время участились случаи
обращения по вопросам, связанным с
обеспечением эффективного функционирования информационных систем предприятий. Значит есть спрос на них, или эта тема просто популярна. Это является следствием хаотичного развития данных систем: покупались компьютеры, быстро монтировалась
локальная сеть, затем подключались другие компьютеры, вскоре пришлось делать
выход в интернет, затем -устаревшие части компьютерного парка, как следствие
частичная замена и в результате получаются мало совместимые друг с другом компоненты, которые надо
заставлять работать как надо. Такая ситуация в
большей или меньшей степени присутствует почти на всех предприятиях.
Именно в отсутствии системного подхода при построении АСУ кроются причины, из-за которых обслуживание информационной системы становится всё дороже, а отдача от неё- меньше. И таких примеров немало. О каком-либо развитии говорить не приходится. Да и пользы от установленной таким образом системы не много.
Вследствие необдуманных
шагов по автоматизации управленческих процессов у владельцев и топ менеджеров
компаний появляется твёрдое убеждение, что информатизация бизнес процессов -
сплошные затраты, от которой не стоит ожидать какой-то отдачи. Действительно,
очень часто складывается такое впечатление. И в первую очередь это вина
заказчиков, так как они не знают, что хотят автоматизировать, а присутствует
просто желание сделать что-либо в этом направлении. Мы же, напротив, считаем, что здесь кроется резерв
повышения эффективности работы предприятия. Но в ваших ли силах использовать этот резерв?
Это скорее вопрос к руководству предприятия. После качественно и квалифицированно выполненной работы по
внедрения современной ERP-системы
эффективность производства может увеличиться в разы за счёт повышения
управляемости, ускорения реакции на изменения, улучшения возможности
планирования. Хотелось бы в это верить. Под «качественной и
квалифицированной работой по внедрения» понимается установка новой системы на
новое, весьма дорогое «железо».Всё старое ПО при этом не используется. А кто
тут говорил об интеграции?
Сегодня на российском рынке
существует несколько автоматизированных
систем управления западных и отечественных производителей. Не все они
находятся в одной нише. По своей функциональности они разделяются на ERP-системы масштаба предприятия, включающие в себя
конструкторский документооборот, коробочные решения для автоматизации офиса,
системы, специализирующиеся только на делопроизводстве. Себестоимость у них так
же разная. Есть платформы, системы, на базе которых можно сделать всё, лишь
извлекая оттуда необходимы функционал. Есть модульные приложения, каждый модуль
которых решает совершенно конкретные задачи. Платформы стоят дороже
естественно. Что лучше? Безусловно, сильной стороной западных систем
является чётко прописанная последовательность действий при производственном
планировании. Так
как у них наработан больший опыт в этой сфере. Главный же
недостаток- необходимость доработки систем с учётом «национальных
особенностей». На
мой взгляд, доработки требует любая подобная программа, предлагающее
стандартное типовое решение. Российские же системы и их внедрение
стоят значительно дешевле западных ERP-систем. Это их основное преимущество?! Больше похвастаться нечем? Конечно,
отечественные специалисты при создании автоматизированных систем учитывают
российскую специфику. Это большой плюс! Модули российской системы прекрасно заменяют аналогичные модули западного производства. Зачастую им не
хватает функциональности, но как готовое решение под конкретное предприятие они
подходят лучше.
Кто будет внедрять систему?
Компании, которые осуществляют внедрение ERP-систем, называются системными интеграторами. Значит, я работаю
именно в такой компании. При выборе интегратора надо учитывать его
компетенцию и опыт автоматизации предприятий и конкретных бизнес - процессов. Что пониманется под «автоматизацией бизнес - процессов?».
Следует обратить внимание на то, какие профессиональные услуги предоставляет
интегратор (консалтинг, управление проектами, оптимизация бизнес - процессов,
создание инфраструктуры, внедрение, обучение персонала). Предоставление дополнительных услуг
большой плюс, который может оказаться
решающим фактором при выборе подрядчика. Консалтинг-консультация
предприятия(заказчик) по выбору оптимального решения при построении АСУ на
предприятии, управление проектами - предоставление оперативной информации
по ресурсам для выполнения текущего проекта; бизнес - процесс-все
процессы, выполняющиеся между начальным и конечным циклом производства (людские
ресурсы, сырьевые, денежные). Сокращение их до минимума и есть суть
оптимизации.
·
Причины неудач
Многие предприятия в целях
экономии средств на услугах консультантов целиком полагаются на собственную
службу информатизации или приглашают на временную работу сторонних
специалистов. Интересно, чем приглашение сторонних специалистов отличается
от услуг консультантов. Видимо, имеются ввиду специалисты
специализированных на ERP-системах компаний.
Увы, это нередко приводит к тому, что работа затягивается
на несколько лет, а компания теряет время и ресурсы. Не сталкивался с такой проблемой, чаще бывеат,
что заказчик даёт нечёткое техническое задание, в результате чего приходится
переналаживать систему .Возможно нечёткость в формулировании тех. задании как
раз и связанно с его нежеланием привлекать для обследования предприятия
сторонних специалистов. Дело в том, что внедрение ERP-систем предполагает реорганизацию
всех бизнес- процессов, а внутренним специалистам такая задача просто не по
плечу. Мало
того, они даже не могут её правильно её сформулировать. Вывод: обследование
предприятия на предмет внедрения и
эффективной работы ERP-системы должны
проводить сотрудники фирмы-подрядчика. Или хотя бы с их участием. Стадии
внедрения: аналитик(обследование)- проектировщик(схема на уровне сущностей) –
разработчик(разработка конкретной системы).Очень часто аналитик и проектировщик
совмещены в одним лице. При внедрении ERP-системы нужно быть готовым к
сопротивлению сотрудников. Женщина
предпенсионнго возраста вряд ли будет с энтузиазмом осваивать новую
систему. Это одна из главных проблем, с которой сталкивается
руководство. И
фирма подрядчик разумеется, особенно если она осуществляет тех поддержку после
внедрения. Придирки к системе могут быть самыми разнообразными. На
долгое время у сотрудников значительно прибавляется забот. Кроме того, их ошибки благодаря ERP-системе становятся заметными всем
участникам бизнес – процессов и прежде всего руководству. И наоборот, если конечно руководство входит в
бизнес – процесс. А вообще, работоспособность и эффективность работы у нас в
России низкая. «Большая работа начинается с большого перекура»-такую поговорку
могли придумать только у нас и если руководство всерьёз решило повысить
эффективность работы на своём предприятии, то прежде всего надо навести там
элементарный порядок, а уже потом, для его закрепления, внедрять ERP-систему.
Понятно, что
поставить очередную партию оборудования может каждый, но каждый ли может
комплексно решить проблему развития информационной составляющей бизнеса. Будем надеяться,
что она приобрела более ясные очертания, а значит пути решения так же видны
яснее.